Cuando una empresa empieza a montar una oficina, es fácil pensar que necesita muchos muebles.
Mesas, sillas, armarios, cajoneras, estanterías, mesas auxiliares, archivadores, muebles de recepción…
Pero una oficina bien equipada no es la que tiene más mobiliario.
Es la que tiene los muebles adecuados para trabajar cómodamente, organizar el espacio y aprovechar cada metro cuadrado.
Con el paso del tiempo, muchas empresas terminan acumulando muebles que apenas utilizan. Esto ocupa espacio, dificulta la circulación y puede hacer que la oficina parezca más pequeña de lo que realmente es.
Por eso, antes de comprar mobiliario nuevo, merece la pena hacerse una pregunta:
¿Qué muebles necesita realmente mi oficina?
Los muebles imprescindibles en una oficina
Aunque cada empresa tiene unas necesidades diferentes, existen algunos elementos que forman la base de prácticamente cualquier espacio de trabajo.
Una buena mesa de trabajo
El escritorio es uno de los elementos principales de cualquier oficina.
Debe disponer de una superficie suficiente para trabajar y permitir colocar correctamente el ordenador, documentos y otros elementos necesarios.
Sin embargo, eso no significa que cuanto más grande sea la mesa, mejor.
Una mesa demasiado grande puede ocupar una superficie que podría utilizarse para otros usos.
La clave está en elegir el tamaño adecuado para la actividad que se realiza.
En una oficina administrativa, por ejemplo, puede ser suficiente una mesa de dimensiones estándar. En cambio, determinados profesionales pueden necesitar más superficie de trabajo.
También hay que valorar la posibilidad de utilizar mesas regulables en altura o sistemas modulares cuando el espacio y la actividad lo permitan.
Una silla adecuada
La silla es otro de los elementos en los que no conviene ahorrar.
Los trabajadores pasan muchas horas sentados y necesitan un asiento que permita trabajar cómodamente.
Una buena silla de oficina debe adaptarse al usuario y ofrecer las regulaciones necesarias para encontrar una posición adecuada.
Además, elegir correctamente las sillas puede contribuir a mejorar la experiencia diaria de los trabajadores.
No todas las oficinas necesitan exactamente el mismo modelo.
Lo importante es escoger una solución adecuada al uso, al número de horas y al tipo de puesto.
Almacenamiento
Aunque cada vez utilizamos más documentos digitales, el almacenamiento sigue siendo necesario.
Material de oficina, documentación, equipos, archivos y objetos de uso diario necesitan un lugar donde guardarse.
Aquí es donde conviene evitar uno de los errores más habituales:
comprar armarios sin analizar previamente qué se necesita almacenar.
Un buen sistema de almacenamiento debe responder a una necesidad real.
Puede ser más interesante utilizar armarios altos y aprovechar la altura disponible que llenar la oficina de muebles bajos.
También existen soluciones que permiten integrar almacenamiento con los propios puestos de trabajo.
Una mesa para reuniones
No todas las reuniones necesitan una sala enorme.
Pero si en la empresa se realizan reuniones internas, presentaciones o visitas de clientes, contar con un espacio específico puede ser muy útil.
La mesa de reuniones debe adaptarse al número habitual de asistentes.
Una empresa de cinco trabajadores probablemente no necesita una mesa para veinte personas.
En cambio, una empresa que recibe clientes constantemente puede necesitar una sala más amplia.
El objetivo es que el mobiliario responda al uso real del espacio.
Un mueble de recepción cuando realmente es necesario
No todas las oficinas necesitan una recepción.
Si los clientes acceden directamente al despacho o la empresa tiene pocas visitas, puede ser suficiente una zona de bienvenida mucho más sencilla.
Pero en clínicas, despachos profesionales, empresas con atención al público o negocios que reciben visitas continuamente, la recepción puede convertirse en una pieza fundamental.
Además de organizar la entrada, es uno de los primeros elementos que verá un cliente.
Por eso, en estos casos, el diseño de la recepción debe transmitir la imagen de la empresa.
Los muebles que pueden sobrar
Ahora viene la parte más interesante.
Hay mobiliario que tradicionalmente se ha utilizado en las oficinas y que actualmente puede no ser necesario.
No significa que estos muebles sean malos.
Simplemente, su utilidad depende de cómo se utilice la oficina.
Demasiadas cajoneras
Durante años era habitual colocar una cajonera junto a cada puesto.
Pero actualmente muchas empresas ya no necesitan guardar grandes cantidades de documentación física.
Si prácticamente todo el trabajo se realiza de forma digital, tener una cajonera individual para cada trabajador puede ocupar un espacio innecesario.
Antes de comprar una, conviene analizar qué se va a guardar realmente.
En algunos casos puede ser suficiente disponer de un sistema de almacenamiento común.
Archivadores que ya no se utilizan
Este es uno de los grandes clásicos de las oficinas.
Muchas empresas conservan archivadores llenos de documentos antiguos simplemente porque siempre han estado allí.
Si la documentación puede digitalizarse o archivarse en otro lugar, esos muebles pueden dejar de ser necesarios.
Liberar ese espacio puede permitir mejorar la distribución de la oficina.
Mesas auxiliares sin una función concreta
Una mesa auxiliar puede resultar muy útil cuando tiene una finalidad concreta.
El problema aparece cuando se acumulan mesas que prácticamente no se utilizan.
Una mesa auxiliar debería responder a una necesidad: colocar una impresora, utilizarla como apoyo en reuniones, crear un espacio colaborativo o facilitar una determinada actividad.
Si simplemente está ocupando un rincón, probablemente ese espacio pueda aprovecharse mejor.
Estanterías abiertas llenas de objetos
Las estanterías abiertas pueden aportar personalidad a una oficina.
Pero cuando están llenas de carpetas, cajas, documentos y objetos diferentes, pueden producir exactamente el efecto contrario.
El espacio puede parecer desordenado aunque esté limpio.
En estos casos, combinar almacenamiento cerrado con algunos elementos decorativos puede conseguir un resultado mucho más equilibrado.
Muebles demasiado grandes
Uno de los errores más habituales es comprar mobiliario pensando que una oficina grande siempre necesita muebles grandes.
No es así.
Un despacho pequeño con una mesa demasiado grande puede resultar incómodo.
Una sala de reuniones con una mesa sobredimensionada puede perder espacio de circulación.
Un armario excesivamente profundo puede dificultar el paso.
El tamaño del mueble debe estar relacionado con el tamaño y el uso del espacio.
¿Necesitas un puesto de trabajo para cada empleado?
Esta pregunta es cada vez más importante.
Si todos los trabajadores están en la oficina todos los días, probablemente sí sea necesario disponer de un puesto para cada uno.
Pero si existe un modelo híbrido, la situación puede ser diferente.
Si parte del equipo trabaja desde casa algunos días, puede ser posible utilizar sistemas de puestos compartidos o flexibles.
Esto permite reducir la cantidad de mesas necesarias y dedicar parte del espacio a otras funciones.
Por ejemplo, en lugar de tener veinte mesas ocupadas solamente algunos días, la empresa puede disponer de quince puestos y crear una zona adicional para reuniones o trabajo colaborativo.
Eso sí, esta decisión debe basarse en cómo funciona realmente la empresa, no simplemente en intentar colocar más trabajadores en menos metros.
El mobiliario modular puede ser una buena inversión
Una oficina no debería diseñarse pensando únicamente en el presente.
Las empresas cambian.
Pueden aumentar o reducir su plantilla, cambiar su distribución o incorporar nuevas formas de trabajar.
Por eso, el mobiliario modular puede resultar especialmente interesante.
Mesas que puedan reorganizarse, sistemas que permitan añadir puestos o soluciones de almacenamiento que puedan adaptarse a diferentes espacios facilitan futuras modificaciones.
De esta manera, no es necesario cambiar toda la oficina cada vez que cambia la empresa.
¿Qué pasa con las zonas comunes?
Una oficina no debería estar formada únicamente por puestos de trabajo.
Dependiendo de la actividad, puede ser interesante reservar espacio para reuniones, colaboración, descanso o llamadas.
Esto no significa llenar la oficina de zonas diferentes.
Significa destinar el espacio a aquello que realmente necesita la empresa.
Por ejemplo, una pequeña zona de reunión informal puede ser más útil que una sala enorme que solo se utiliza una vez a la semana.
Antes de comprar, analiza cómo utilizas la oficina
Una buena forma de saber qué muebles necesitas es observar durante unos días cómo se utiliza realmente el espacio.
Pregúntate:
¿Qué muebles utilizamos todos los días?
¿Qué muebles utilizamos solamente de forma puntual?
¿Qué muebles llevan meses sin utilizarse?
¿Qué cosas estamos almacenando y realmente necesitamos?
¿Qué espacios se quedan pequeños?
¿Qué zonas están infrautilizadas?
Las respuestas pueden sorprenderte.
En muchas oficinas hay muebles que ocupan varios metros cuadrados y apenas tienen utilidad.
Eliminar esos elementos puede ser suficiente para conseguir una distribución mucho más cómoda.
No se trata de tener menos muebles, sino mejores muebles
Reducir mobiliario no significa crear una oficina vacía.
El objetivo es conseguir un espacio equilibrado.
Una oficina profesional necesita puestos de trabajo cómodos, almacenamiento suficiente, espacios para reuniones y los elementos necesarios para desarrollar la actividad.
Lo que sobra es aquello que ocupa espacio sin aportar una utilidad real.
Por eso, antes de comprar más muebles, conviene analizar los que ya tienes.
Quizá no necesitas más espacio.
Quizá necesitas organizarlo mejor.
Una oficina bien diseñada aprovecha cada metro
Cuando el mobiliario se elige correctamente, cada elemento tiene una función.
Las mesas permiten trabajar.
Las sillas aportan comodidad.
Los armarios organizan.
Las salas permiten reunirse.
La recepción da la bienvenida.
Y el resto de elementos ayudan a que la oficina funcione mejor.
El resultado es un espacio más limpio, cómodo y profesional.
En OFISTYLE estudiamos cada proyecto de forma personalizada para adaptar el mobiliario a las necesidades reales de cada empresa.
Analizamos la distribución, los puestos de trabajo, el almacenamiento y las diferentes zonas que necesita cada espacio.
Porque amueblar una oficina no consiste en llenar una habitación de muebles.
Consiste en diseñar un espacio en el que cada mueble tenga un motivo para estar ahí.
Si estás pensando en renovar tu oficina o quieres aprovechar mejor los metros cuadrados que ya tienes, en OFISTYLE podemos ayudarte a encontrar la distribución y el mobiliario más adecuados para tu proyecto.
