Montar una oficina nueva no consiste simplemente en colocar mesas y sillas. Antes de comprar mobiliario, es importante analizar cómo se va a utilizar el espacio, cuántas personas trabajarán en él y qué necesidades tendrá la empresa en su día a día.
Una oficina bien equipada debe ser funcional, cómoda y adaptada a las necesidades reales de la empresa. No siempre es necesario comprar muchos muebles. Lo importante es elegir los adecuados y distribuirlos correctamente.
En OFISTYLE, como especialistas en mobiliario de oficina, sabemos que cada proyecto es diferente. Por eso, antes de elegir un producto, conviene estudiar el espacio y definir qué zonas necesita realmente la empresa.
¿Por dónde empezar al montar una oficina?
El primer paso es analizar el espacio disponible. No es lo mismo amueblar una pequeña oficina para dos personas que diseñar una empresa con veinte puestos de trabajo.
Antes de comprar ningún mueble, conviene tener en cuenta algunos aspectos:
- Número de trabajadores.
- Metros cuadrados disponibles.
- Tipo de actividad de la empresa.
- Necesidad de almacenamiento.
- Número de reuniones habituales.
- Recepción de clientes y visitas.
- Necesidades de privacidad.
- Espacios destinados a descanso.
- Posibilidad de crecimiento de la empresa.
Con esta información será mucho más sencillo determinar qué muebles necesita realmente la oficina y cuáles pueden ser innecesarios.
1. Mesas de oficina
Las mesas son uno de los elementos principales de cualquier espacio de trabajo. Cada trabajador necesita una superficie suficiente para trabajar cómodamente y colocar el ordenador, documentos y otros elementos necesarios.
La elección de la mesa dependerá del tipo de trabajo que se realice. Para puestos administrativos, por ejemplo, pueden utilizarse mesas individuales, mientras que en oficinas con equipos de trabajo también pueden ser interesantes las mesas bench, que permiten crear varios puestos de forma ordenada.
Además de las dimensiones, es importante prestar atención a la gestión del cableado y la electrificación. Una mesa bien equipada facilita el uso de ordenadores, pantallas y otros dispositivos y evita que los cables queden desordenados.
2. Sillas de oficina
Una buena mesa necesita una buena silla. De hecho, la silla es uno de los muebles en los que más merece la pena prestar atención cuando se equipa una oficina.
Los trabajadores pasan muchas horas sentados, por lo que es recomendable elegir sillas de oficina ergonómicas y regulables que permitan adaptar la posición a cada persona.
Una silla adecuada debería permitir ajustar, según el modelo, elementos como la altura, el respaldo, los reposabrazos o la profundidad del asiento.
No todas las oficinas necesitan exactamente la misma silla. El número de horas de uso, el tipo de trabajo y las necesidades de cada puesto pueden determinar qué modelo resulta más adecuado.
3. Armarios y muebles de almacenamiento
El almacenamiento es otro de los grandes olvidados cuando se monta una oficina nueva.
Aunque actualmente muchos documentos se gestionan de forma digital, las empresas siguen necesitando espacio para guardar documentación, material de oficina, archivos, productos o pertenencias de los trabajadores.
Los armarios de oficina permiten mantener el espacio organizado y evitar que los documentos y materiales terminen acumulándose encima de las mesas.
Dependiendo del espacio y de las necesidades, se pueden utilizar armarios de puertas, armarios de persiana, archivadores o diferentes soluciones de almacenamiento.
La clave está en planificar el almacenamiento desde el principio para evitar ocupar posteriormente zonas de trabajo con muebles que no estaban previstos.
4. Mesa y sillas para reuniones
Incluso una oficina pequeña suele necesitar un espacio donde mantener reuniones.
No siempre es necesario disponer de una gran sala de reuniones. En función del tamaño de la empresa, puede bastar con una mesa de reuniones compacta integrada dentro de la propia oficina.
Una mesa de reuniones permite recibir clientes, realizar reuniones internas y trabajar en equipo sin tener que utilizar constantemente los puestos individuales.
Cuando el espacio lo permite, es recomendable crear una zona diferenciada para reuniones. Esto aporta mayor privacidad y ayuda a separar el trabajo individual de las actividades en grupo.
5. Mueble o mostrador de recepción
Si la empresa recibe clientes, proveedores o visitas con frecuencia, la recepción merece una atención especial.
El mostrador es uno de los primeros elementos que verá una persona al entrar en la empresa y, además de cumplir una función práctica, forma parte de la imagen corporativa.
Un mostrador de recepción debe adaptarse al espacio disponible y permitir trabajar cómodamente a la persona encargada de recibir a los visitantes.
También es importante cuidar su relación con el resto del mobiliario. Los colores, materiales y formas pueden utilizarse para crear una recepción coherente con la identidad de la empresa.
6. Mobiliario para la sala de espera
Cuando una empresa recibe visitas, clientes o pacientes, también puede ser necesario crear una zona de espera.
En estos casos, además del mostrador de recepción, se pueden incorporar sofás, butacas, bancadas o mesas auxiliares.
La comodidad debe ser uno de los principales criterios de elección. Pero también es importante tener en cuenta la resistencia de los materiales, la facilidad de limpieza y el número de personas que utilizarán el espacio.
Una sala de espera bien diseñada transmite una sensación de orden y profesionalidad desde el primer momento.
7. Taquillas para los trabajadores
Dependiendo de la actividad de la empresa, las taquillas pueden ser una solución muy práctica.
Son especialmente útiles cuando los trabajadores necesitan cambiarse de ropa, guardar objetos personales o mantener sus pertenencias separadas de la zona de trabajo.
Las taquillas para oficinas y empresas permiten mantener los puestos despejados y ofrecen a cada trabajador un espacio propio.
No todas las oficinas las necesitan, pero cuando forman parte de las necesidades de la empresa es mejor incorporarlas al proyecto desde el principio.
8. Muebles auxiliares
Además del mobiliario principal, existen pequeños elementos que pueden facilitar mucho el funcionamiento diario de una oficina.
Entre ellos encontramos:
- Cajoneras.
- Mesas auxiliares.
- Archivadores.
- Estanterías.
- Pedestales.
- Muebles de apoyo.
- Percheros.
- Papeleras.
Estos elementos deben elegirse teniendo en cuenta las necesidades reales de cada puesto.
No se trata de llenar la oficina de muebles, sino de conseguir que cada elemento tenga una función concreta.
9. Mobiliario para zonas de descanso
Una oficina moderna también puede necesitar un pequeño espacio destinado al descanso.
Dependiendo de la empresa, puede tratarse simplemente de una zona con una mesa y algunas sillas o de un espacio más completo con sofá, mesas auxiliares y mobiliario específico.
Crear una zona de descanso permite diferenciar los momentos de trabajo de los momentos de pausa y puede ayudar a aprovechar mejor determinadas zonas de la oficina.
10. Soluciones acústicas
Aunque técnicamente no siempre se consideran muebles, las soluciones acústicas pueden ser fundamentales en determinados proyectos.
Las oficinas abiertas pueden generar conversaciones, llamadas y otros ruidos que dificultan la concentración.
En estos casos se pueden incorporar paneles fonoabsorbentes, palilleros acústicos, separadores o cabinas acústicas.
La solución dependerá del tipo de espacio y del problema que se quiera solucionar.
Por ejemplo, una cabina acústica puede resultar interesante para realizar llamadas o videollamadas privadas, mientras que los paneles acústicos pueden ayudar a mejorar el confort sonoro de una zona de trabajo abierta.
No todas las oficinas necesitan los mismos muebles
Uno de los errores más habituales al montar una oficina es comprar mobiliario antes de estudiar las necesidades reales.
Una empresa con cuatro trabajadores puede necesitar cuatro puestos de trabajo, un pequeño espacio de reuniones y almacenamiento. Otra empresa con el mismo número de trabajadores puede recibir muchos clientes y necesitar además una recepción y una sala de espera.
Por eso, el mobiliario debe adaptarse a la actividad y no al revés.
También es importante pensar en el futuro. Si la empresa tiene previsto incorporar nuevos trabajadores, puede ser interesante elegir soluciones que permitan ampliar fácilmente el número de puestos.
¿Cuánto mobiliario necesita una oficina?
No existe una cantidad determinada de muebles que sirva para todas las oficinas.
La cantidad dependerá principalmente de:
Número de trabajadores: determina cuántos puestos de trabajo serán necesarios.
Espacio disponible: condiciona las dimensiones y la distribución del mobiliario.
Actividad de la empresa: una clínica, una gestoría o una empresa tecnológica pueden tener necesidades muy diferentes.
Número de visitas: si la empresa recibe clientes habitualmente, será necesario plantear una recepción o una sala de espera.
Necesidades de almacenamiento: dependerán de la cantidad de documentación y material que gestione la empresa.
Forma de trabajo: los espacios colaborativos requieren una planificación diferente a los despachos individuales.
Por este motivo, antes de comprar mobiliario resulta recomendable realizar una planificación completa del espacio.
Una oficina bien diseñada no necesita estar llena de muebles
El objetivo de una oficina no debe ser aprovechar cada metro cuadrado colocando muebles.
Una buena distribución debe permitir trabajar cómodamente, desplazarse con facilidad y mantener el espacio organizado.
Dejar zonas de paso adecuadas y evitar una acumulación excesiva de mobiliario puede hacer que una oficina parezca más amplia y resulte mucho más cómoda.
También es importante aprovechar correctamente las paredes y las zonas menos utilizadas para incorporar almacenamiento sin ocupar innecesariamente el espacio de trabajo.
Planifica antes de comprar
Montar una oficina desde cero es una inversión importante. Por eso, comprar los muebles uno a uno sin tener una planificación previa puede terminar provocando problemas de espacio, falta de almacenamiento o una distribución poco práctica.
Lo recomendable es comenzar por las necesidades de la empresa y después plantear la distribución.
A partir de ahí se pueden seleccionar mesas, sillas, armarios, recepción, salas de reuniones, zonas de espera y soluciones acústicas que encajen entre sí.
En OFISTYLE trabajamos los proyectos de oficina de forma integral, ayudando a definir la distribución, seleccionar el mobiliario y llevar a cabo la instalación.
El mobiliario adecuado empieza con un buen proyecto
Una oficina nueva no necesita necesariamente muchos muebles. Necesita los muebles adecuados para cada actividad y para cada espacio.
Una buena planificación permite aprovechar mejor los metros cuadrados, mejorar la comodidad de los trabajadores y crear una imagen profesional para clientes y visitantes.
En OFISTYLE, con más de 40 años de experiencia en mobiliario de oficina, podemos ayudarte a crear tu espacio de trabajo desde el planteamiento inicial hasta la instalación final.
Si estás pensando en montar una oficina nueva, reformar la que ya tienes o ampliar tus instalaciones, podemos estudiar tu proyecto y ayudarte a encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades.
