Llega un momento en la vida de muchas empresas en el que la oficina deja de responder a sus necesidades.
Puede que la empresa haya crecido, que el equipo necesite más espacio o que la distribución se haya quedado anticuada. También puede ocurrir que el mobiliario ya no encaje con la forma actual de trabajar.
Ante esta situación aparece una duda importante:
¿Es mejor reformar la oficina que ya tenemos o buscar una nueva?
No existe una respuesta única. En muchos casos, una buena redistribución y una renovación del mobiliario pueden transformar completamente un espacio sin necesidad de mudarse.
En otros, las limitaciones del local hacen que una nueva ubicación sea una alternativa que merece la pena estudiar.
La clave está en analizar las necesidades reales de la empresa antes de tomar una decisión.
Antes de cambiar de oficina, analiza la que ya tienes
Cambiar de oficina implica mucho más que encontrar un local con más metros cuadrados.
Hay que tener en cuenta el alquiler o compra del nuevo espacio, la mudanza, las instalaciones, las obras, el mobiliario, los tiempos de adaptación y las posibles interrupciones de la actividad.
Por eso, antes de empezar a buscar una nueva ubicación, conviene analizar si la oficina actual todavía tiene posibilidades.
En ocasiones, el problema no es la superficie.
El problema puede estar en cómo está distribuida.
Una oficina con una mala distribución puede parecer pequeña aunque tenga suficientes metros cuadrados.
Cambiar la posición de los puestos, eliminar muebles que ya no se utilizan, crear nuevas zonas y elegir un mobiliario más adecuado puede conseguir una mejora considerable.
¿Cuándo merece la pena reformar una oficina?
Hay determinadas situaciones en las que reformar y reorganizar el espacio puede ser una buena alternativa.
Cuando la ubicación sigue siendo buena
La ubicación es uno de los factores más importantes de una oficina.
Si el local está bien situado, resulta accesible para los trabajadores y clientes y la empresa está satisfecha con su entorno, cambiar de oficina puede no ser necesario.
En ese caso, renovar el interior puede permitir adaptar el espacio sin perder una ubicación que ya funciona.
Cuando tienes suficientes metros, pero están mal aprovechados
Este es uno de los casos más habituales.
Puede haber despachos demasiado grandes, zonas que apenas se utilizan, pasillos innecesarios o muebles que ocupan demasiado espacio.
Una nueva distribución puede permitir aprovechar mejor la superficie existente.
Por ejemplo, una zona infrautilizada puede convertirse en una pequeña sala de reuniones o en nuevos puestos de trabajo.
Cuando el mobiliario se ha quedado anticuado
No siempre es necesario realizar una reforma integral.
Cambiar las mesas, las sillas, los armarios o determinados elementos puede modificar por completo la imagen de una oficina.
También es posible combinar mobiliario existente que todavía está en buen estado con piezas nuevas.
De esta forma, la renovación puede realizarse de manera progresiva.
Cuando la empresa ha cambiado su forma de trabajar
La oficina que funcionaba hace diez años puede no ser adecuada para la empresa actual.
Quizá antes cada trabajador tenía un despacho y ahora se necesita una distribución más abierta.
O puede que la empresa haya incorporado reuniones por videoconferencia, trabajo híbrido o nuevos departamentos.
En estos casos, adaptar la distribución y el mobiliario puede ser suficiente para responder a las nuevas necesidades.
¿Cuándo puede ser mejor cambiar de oficina?
También existen situaciones en las que el espacio actual presenta limitaciones difíciles de solucionar.
Cuando realmente falta superficie
Si la plantilla ha crecido considerablemente y ya no existe espacio suficiente para crear los puestos necesarios, puede llegar un momento en el que reformar no sea suficiente.
Antes de buscar un nuevo local, conviene comprobar si todavía existe margen para optimizar la superficie.
Pero si después de estudiar diferentes distribuciones la oficina sigue sin poder responder a las necesidades de la empresa, cambiar de ubicación puede ser una opción a valorar.
Cuando la distribución del local limita el proyecto
No todos los locales tienen las mismas posibilidades.
Una estructura con demasiados pilares, poca luz natural, accesos complicados o una distribución muy fragmentada puede dificultar la creación de una oficina funcional.
En estos casos, una reforma importante puede acabar teniendo un coste elevado sin solucionar completamente las limitaciones del espacio.
Cuando la oficina ya no representa a la empresa
Las empresas evolucionan.
La imagen que tenía una empresa hace diez años puede ser muy diferente de la que quiere transmitir actualmente.
Un mobiliario antiguo, acabados deteriorados o una distribución poco actual pueden hacer que la oficina no refleje la identidad de la empresa.
Pero aquí tampoco es obligatorio cambiar de local.
En muchas ocasiones, una renovación del diseño y del mobiliario puede actualizar completamente la imagen del espacio.
Cuando la ubicación ya no es adecuada
Puede ocurrir que el problema no esté dentro de la oficina.
Quizá la empresa ha crecido y necesita una ubicación más accesible, más plazas de aparcamiento, mejores conexiones de transporte o una zona más adecuada para recibir clientes.
En ese caso, cambiar de oficina puede tener sentido por razones que una reforma interior no puede solucionar.
Reformar no significa necesariamente hacer una gran obra
Cuando hablamos de reformar una oficina, muchas empresas piensan inmediatamente en obras.
Pero no siempre es necesario realizar una reforma integral.
Una oficina puede experimentar un cambio importante mediante:
- Una nueva distribución.
- Sustitución del mobiliario.
- Nuevas mamparas.
- Mejora de la recepción.
- Renovación de las zonas de reunión.
- Nuevos sistemas de almacenamiento.
- Paneles acústicos.
- Mejora de la iluminación.
- Incorporación de zonas colaborativas.
- Actualización de colores y acabados.
En algunos proyectos, estos cambios pueden conseguir una transformación considerable sin necesidad de intervenir en todos los elementos del local.
¿Qué opción suele resultar más económica?
No se puede determinar simplemente diciendo que reformar siempre es más barato que cambiar de oficina.
Depende de la situación.
Una reforma sencilla y una renovación de mobiliario pueden requerir una inversión muy diferente a una reforma integral con instalaciones nuevas, suelos, techos y divisiones.
Por otro lado, cambiar de oficina implica también numerosos costes.
Además del nuevo alquiler o compra, pueden aparecer gastos relacionados con la mudanza, adaptación del nuevo local, instalaciones, mobiliario y puesta en funcionamiento.
Por eso, lo recomendable es comparar el coste total de las dos alternativas.
No solamente el precio de la reforma o el alquiler.
Haz números antes de tomar una decisión
Una buena forma de comparar las dos opciones es crear dos escenarios.
Escenario 1: mantener la oficina actual
Calcula:
Reforma + mobiliario + instalaciones necesarias + posibles obras + otros gastos.
Escenario 2: cambiar de oficina
Calcula:
Mudanza + adaptación del nuevo local + mobiliario + instalaciones + posibles obras + costes iniciales del nuevo espacio.
Después, compara ambos escenarios teniendo en cuenta también los costes a medio plazo.
Una oficina puede parecer más económica inicialmente y terminar suponiendo una inversión mayor después de realizar todas las adaptaciones necesarias.
El mobiliario puede cambiar completamente un espacio
Antes de decidir que una oficina necesita más metros cuadrados, merece la pena estudiar el mobiliario.
Las dimensiones de las mesas, la configuración de los puestos, el almacenamiento y la forma de distribuir los elementos influyen muchísimo en la percepción y el aprovechamiento del espacio.
Por ejemplo, sustituir grandes mesas individuales por un sistema de puestos compartidos puede liberar superficie.
Cambiar armarios demasiado profundos por soluciones de almacenamiento más eficientes también puede mejorar la circulación.
Las mesas modulares pueden facilitar futuras modificaciones.
Y las mamparas pueden permitir crear diferentes ambientes sin levantar una gran cantidad de obra.
No olvides el crecimiento futuro
Una decisión importante es pensar dónde estará la empresa dentro de unos años.
Si actualmente tienes diez trabajadores y esperas llegar a veinte, diseñar una oficina exactamente para diez puede generar un nuevo problema en poco tiempo.
La solución tampoco tiene que ser buscar una oficina enorme.
Puede ser más interesante diseñar un espacio que pueda crecer progresivamente.
El mobiliario modular y las distribuciones flexibles permiten adaptar determinados elementos cuando cambian las necesidades.
Una oficina debe poder evolucionar junto con la empresa.
Cinco preguntas antes de decidir
Antes de reformar o cambiar de oficina, intenta responder a estas preguntas:
1. ¿Nos falta realmente espacio o está mal aprovechado?
2. ¿La ubicación actual sigue siendo adecuada para trabajadores y clientes?
3. ¿Qué elementos de la oficina actual podemos conservar?
4. ¿Cuánto costaría adaptar el espacio actual?
5. ¿Cuánto costaría realmente trasladarnos a otro local?
Las respuestas pueden ayudarte a descubrir que la solución no siempre es la que inicialmente imaginabas.
Un proyecto 3D puede ayudarte a decidir
Cuando existen dudas sobre las posibilidades de una oficina, visualizar diferentes distribuciones puede resultar muy útil.
Un proyecto de diseño permite comprobar cómo podrían organizarse los puestos, despachos, salas de reuniones, almacenamiento y zonas comunes antes de comprar el mobiliario.
También permite comparar diferentes alternativas.
Por ejemplo:
Distribución actual → nueva distribución → propuesta alternativa.
De esta manera, puedes valorar qué solución aprovecha mejor el espacio disponible.
¿Y si no quieres parar la actividad?
Otra cuestión importante es el tiempo.
Muchas empresas no pueden permitirse cerrar durante semanas para realizar una reforma.
Por eso, una renovación puede plantearse por fases.
Primero puede actuarse sobre una zona de la oficina y posteriormente sobre otra.
También puede planificarse la instalación del mobiliario para reducir al mínimo la interrupción de la actividad.
Una buena planificación previa es especialmente importante cuando la empresa continúa trabajando durante el proceso.
Reformar o cambiar: la decisión depende del espacio y de la empresa
No existe una regla que indique cuándo hay que reformar y cuándo hay que cambiar de oficina.
Si la ubicación es buena, la superficie puede adaptarse y el local tiene posibilidades de reorganización, una renovación puede transformar completamente la oficina.
Si, por el contrario, la empresa ha crecido mucho, la superficie es insuficiente o el propio local presenta limitaciones que no pueden solucionarse fácilmente, puede ser interesante estudiar un cambio.
Lo importante es no tomar la decisión únicamente por la sensación de que la oficina «se ha quedado pequeña».
Primero hay que analizarla.
En OFISTYLE te ayudamos a valorar las posibilidades de tu oficina
Antes de comprar mobiliario o plantear un cambio de local, estudiar la distribución puede ahorrarte tiempo y dinero.
En OFISTYLE trabajamos en proyectos de mobiliario y equipamiento de oficinas, adaptando cada propuesta a las características del espacio y a las necesidades de cada empresa.
Podemos ayudarte a analizar la distribución, plantear diferentes soluciones y visualizar el resultado antes de realizar la instalación.
Porque antes de buscar una oficina nueva, quizá haya una pregunta que merezca la pena responder:
¿Estamos aprovechando realmente todo el potencial de la oficina que ya tenemos?
Y si la respuesta es no, quizá el cambio que necesita tu empresa no sea de oficina.
Quizá sea de distribución.
